Analyser un dossier locataire avec des critères licites

Une liste fermée de pièces, et des critères interdits

Le décret du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces qu'un bailleur peut exiger d'un candidat locataire et de sa caution. Demander un document hors de cette liste est interdit, et le refuser pour ce motif est illégal.

En parallèle, les critères de sélection doivent être objectifs et liés à la capacité de paiement. L'origine, le sexe, la situation de famille, l'état de santé, le handicap, les opinions politiques, les activités syndicales, la religion et le lieu de résidence ne peuvent jamais entrer en ligne de compte. Le refus fondé sur l'un de ces critères est un délit.

La protection la plus efficace pour un bailleur est la cohérence : appliquer la même grille de vérification à tous les candidats placés dans une situation comparable, et conserver la trace de cette grille. Une décision motivée par des éléments factuels identiques pour tous est très difficile à contester.

Les pièces que vous ne pouvez pas demander

Cette liste revient constamment dans les dossiers de discrimination et dans les litiges avec les agences. La demander expose le bailleur, même sans intention de nuire.

• Relevés de compte bancaire et attestation d'absence de crédit.
• Photographie d'identité, hors document officiel d'identité.
• Carte vitale, extrait de casier judiciaire, dossier médical.
• Contrat de mariage, certificat de concubinage, jugement de divorce hors pension alimentaire.
• Attestation de bonne tenue de compte, autorisation de prélèvement automatique.
• Chèque de réservation de logement, ou tout versement avant la signature du bail.

Mesurer la solvabilité sans se tromper de critère

La règle des trois fois le loyer est un usage de marché, pas une obligation légale. Elle est commode mais grossière : elle traite de la même façon un célibataire à 2 400 euros et un couple à 2 400 euros dont les charges fixes sont très différentes.

Le taux d'effort, soit le loyer charges comprises rapporté aux ressources nettes, est un indicateur plus lisible. Un taux autour de 33 pour cent est confortable, un taux supérieur à 40 pour cent devient tendu. Mais il reste un indicateur, pas un couperet : un revenu élevé absorbe un taux d'effort plus fort qu'un revenu modeste.

Regardez surtout la stabilité et la nature des ressources. Un CDI hors période d'essai, une pension, une bourse ou des revenus indépendants réguliers sur trois exercices n'ont pas le même profil de risque qu'une mission d'intérim. Un dossier plus fragile assorti d'une garantie Visale peut être plus sûr qu'un dossier apparemment solide sans garantie.

Repérer un dossier falsifié

Les faux dossiers sont fréquents et souvent grossiers. Quelques recoupements simples éliminent la grande majorité des cas sans démarche intrusive.

Vérifiez d'abord la cohérence interne : le net imposable du bulletin de paie doit concorder avec l'avis d'imposition, le nom et la date de naissance doivent être identiques sur toutes les pièces, l'employeur mentionné sur le contrat doit correspondre à celui des bulletins.

L'avis d'imposition est le document le plus difficile à falsifier proprement. L'administration fiscale met à disposition un service de vérification en ligne à partir du numéro fiscal et de la référence de l'avis, qui confirme l'authenticité du document. C'est le contrôle le plus efficace et il est gratuit.

• Concordance entre net imposable des bulletins et revenus de l'avis d'imposition.
• Identité rigoureusement identique sur toutes les pièces, y compris l'orthographe.
• Bulletins de paie de trois mois consécutifs, avec cumuls annuels cohérents entre eux.
• Vérification de l'avis d'imposition sur le service en ligne de l'administration fiscale.
• Existence réelle de l'employeur et cohérence de son adresse.

Caution, Visale ou assurance loyers impayés

Trois dispositifs coexistent et ils ne se cumulent pas librement. Le bailleur qui souscrit une assurance loyers impayés ne peut en principe pas exiger en plus une caution, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.

La caution solidaire d'un proche reste la plus répandue. Elle suppose un acte de cautionnement respectant un formalisme précis et une caution elle-même solvable, dont vous vérifiez les revenus comme ceux du locataire.

La garantie Visale est gratuite pour le bailleur et couvre les impayés dans la limite d'un plafond. Elle est ouverte largement aux moins de trente ans et aux salariés en mobilité ou en emploi précaire. Elle transforme souvent un dossier jugé fragile en dossier parfaitement acceptable, et le visa doit être obtenu par le candidat avant la signature du bail.

Comparer les candidatures sans se perdre

Sur un logement recherché, une annonce génère facilement trente à cinquante contacts. Sans méthode, la sélection se fait sur l'ordre d'arrivée ou sur l'impression laissée en visite, deux critères qui n'ont aucun lien avec la capacité à payer et qui exposent au reproche de discrimination.

Construisez une grille avant de publier l'annonce. Quatre ou cinq colonnes suffisent : ressources nettes mensuelles, taux d'effort charges comprises, nature et stabilité des ressources, garantie proposée, complétude du dossier. Renseignez la même grille pour tous les candidats et conservez-la.

Le principal gain de cette grille est de rendre la décision explicable. Face à une contestation, un bailleur qui produit un tableau identique pour tous les candidats et une décision cohérente avec ce tableau se trouve dans une position très solide.

Annoncez enfin un calendrier et tenez-le : date limite de dépôt, réponse sous quarante-huit heures, signature dans la semaine. Les meilleurs dossiers sont ceux qui partent le plus vite ailleurs, et un délai de réponse flou fait perdre précisément ces candidats.

Colocation, indépendants, étudiants : les situations à part

Quatre profils sortent du schéma du salarié en CDI et se traitent différemment, sans être pour autant plus risqués.

En colocation, la question centrale est la solidarité. Avec une clause de solidarité, chaque colocataire répond de la totalité du loyer et la solidarité d'un partant survit jusqu'à l'arrivée d'un remplaçant, et au plus six mois après la fin de son préavis. Sans clause de solidarité, chacun n'est tenu que de sa part, ce qui change complètement l'analyse des dossiers : il faut alors que chaque candidat soit solvable pour sa quote-part.

Pour un travailleur indépendant, les bulletins de paie n'existent pas. Demandez les deux ou trois derniers avis d'imposition et un bilan ou une attestation comptable. Regardez la régularité sur plusieurs exercices plutôt que le dernier chiffre, qui peut être exceptionnel dans un sens comme dans l'autre.

Pour un étudiant ou un apprenti, le dossier repose sur le garant ou sur Visale, et c'est le seul cas où l'assurance loyers impayés peut se cumuler avec une caution. Pour un retraité, le dernier avis d'imposition et les justificatifs de pension suffisent, avec l'avantage d'une ressource particulièrement stable.

Protéger les données des candidats

Un dossier de location contient des données personnelles sensibles : identité, revenus, employeur, composition du foyer. Le bailleur en devient responsable dès qu'il les reçoit.

Trois règles suffisent. Ne collectez que les pièces autorisées, ne les diffusez à personne d'autre que vous et supprimez les dossiers des candidats non retenus une fois la location conclue. Conserver dix dossiers refusés dans une boîte mail pendant des années n'a aucune justification.

Annoncez le processus au candidat : quelles pièces, par quel canal, sous quel délai vous répondez. Un lien de dépôt sécurisé vaut mieux que des pièces éparpillées dans plusieurs échanges, pour lui comme pour vous.

Ce qu'il faut savoir