Créez votre quittance
Quittance de loyer
Période à renseigner
Je soussigné(e), [nom du bailleur], bailleur du logement désigné ci-dessus, reconnais avoir reçu de [nom du locataire] la somme de 900,00 € au titre du paiement intégral du loyer et des charges pour la période de Période à renseigner.
Règlement par virement bancaire. Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être remis pour paiement partiel au titre de la période concernée, sous réserve de tous droits.
L'essentiel à retenir
- La quittance est remise gratuitement au locataire qui la demande, sans aucun frais possible.
- Elle ne peut être émise qu'après encaissement intégral du loyer et des charges de la période.
- Le loyer hors charges et les charges doivent apparaître séparément, c'est une exigence de l'article 21.
- Depuis avril 2024, le refus de délivrer une quittance est puni d'un an de prison et de 20 000 euros d'amende.
- Pour un paiement partiel, le bon document est un reçu, jamais une quittance.
Comment créer une quittance de loyer en ligne
Renseignez l'identité et l'adresse du bailleur, le nom du locataire, l'adresse du logement, le premier mois concerné et la ventilation entre loyer hors charges et provisions pour charges. L'aperçu se met à jour à chaque frappe et le total se calcule automatiquement.
Le générateur produit jusqu'à douze quittances en une seule fois. Choisissez le premier mois, le nombre de mois et le jour habituel de paiement : l'outil crée un document daté par période, prêt à imprimer en une seule opération. C'est la façon la plus rapide de rattraper une année entière de quittances qu'un locataire réclame d'un coup.
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- Vérifiez que le loyer et les charges de la période ont été intégralement encaissés avant d'émettre le document.
- Indiquez la période couverte, pas la date du virement : ce sont deux informations différentes.
- Reprenez l'adresse complète du logement telle qu'elle figure au bail.
- Conservez une copie strictement identique à celle remise au locataire.
Les mentions obligatoires d'une quittance de loyer
L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, dès lors que le paiement est intégral. Le même article exige que la quittance détaille les sommes versées en distinguant le loyer et les charges.
Le texte ne fixe pas un formulaire type, mais il impose ce détail. En pratique, une quittance incomplète perd sa valeur probatoire dès qu'un désaccord apparaît sur une période. Les six informations ci-dessous suffisent à rendre le document opposable.
- Identité du bailleur ou de son mandataire, avec son adresse.
- Identité du locataire et adresse exacte du logement loué.
- Période couverte par le paiement, mois et année.
- Montant du loyer hors charges.
- Montant des provisions ou du forfait de charges.
- Total acquitté, date du règlement et signature du bailleur.
Ce que risque un bailleur qui refuse de délivrer une quittance
Depuis la loi du 9 avril 2024 sur la rénovation de l'habitat dégradé, le refus de délivrer une quittance ou un reçu est une infraction pénale. L'article 3-4 de la loi du 6 juillet 1989 punit d'un an d'emprisonnement et de 20 000 euros d'amende le bailleur ou l'intermédiaire qui refuse d'établir un contrat conforme au contrat type et de délivrer la quittance de loyer et de charges.
Pour une personne morale, le montant maximal de l'amende est multiplié par cinq selon les règles de l'article 131-38 du code pénal. Ce durcissement change la lecture d'une pratique longtemps considérée comme une simple négligence administrative.
En pratique, la question ne se pose que si le locataire a demandé le document et que le bailleur s'y oppose. Émettre la quittance chaque mois de façon automatique après vérification du paiement évite complètement le sujet.
Paiement partiel : délivrez un reçu, jamais une quittance
La quittance atteste que la totalité du loyer et des charges de la période a été réglée. Si le locataire n'a versé qu'une partie de la somme, remettez un reçu mentionnant le montant effectivement encaissé et le restant dû. C'est le mode Reçu du générateur.
L'enjeu n'est pas théorique. Une quittance remise à tort peut être opposée au bailleur qui réclame ensuite le solde, puisqu'elle affirme par écrit que la période est soldée. Le reçu, lui, constate le versement sans éteindre la dette.
La quittance émise ensuite, une fois la totalité réglée, annule les reçus intermédiaires de la même période. C'est la mention qui figure automatiquement en bas du document généré.
Télécharger la quittance en PDF et l'envoyer par email
Le bouton d'impression ouvre la boîte de dialogue du navigateur. Choisissez la destination Enregistrer au format PDF pour obtenir un fichier transmissible. Lorsque plusieurs mois sont générés, chaque quittance occupe sa propre page dans le PDF.
L'envoi par voie dématérialisée est possible depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, avec l'accord exprès du locataire. Cet accord doit être établi, par exemple par une clause acceptée au bail ou un échange écrit. À défaut, la remise papier reste la règle.
Un email horodaté avec le PDF en pièce jointe constitue en pratique la meilleure trace : il date l'envoi, identifie le destinataire et conserve le document tel qu'il a été transmis.
Combien de temps garder les quittances et jusqu'où remonter
Le locataire peut demander les quittances des périodes qu'il a payées. Le bailleur doit pouvoir rapprocher chaque document de ses encaissements réels, ce qui suppose de conserver les relevés correspondants.
Les actions relatives aux loyers et aux charges se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits, selon l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. C'est le repère utile pour dimensionner votre archivage, même si conserver l'intégralité de l'historique d'un bail coûte peu.
Le locataire, lui, a intérêt à garder ses quittances longtemps : elles servent de justificatif de domicile, de preuve de paiement pour un dossier de location ultérieur et d'appui en cas de contentieux.
Les cinq erreurs qui fragilisent une quittance
La plupart des litiges sur les quittances viennent d'imprécisions évitables, pas d'une mauvaise foi. Voici celles qui reviennent le plus souvent dans les dossiers.
- Confondre le mois couvert et la date du virement, ce qui décale toute la série.
- Regrouper loyer et charges en un seul montant, alors que la loi impose de les distinguer.
- Émettre une quittance avant l'encaissement effectif, notamment sur un chèque non débité.
- Reprendre un ancien PDF sans remettre à jour la période, le montant révisé ou l'adresse.
- Établir la quittance au nom d'une personne qui ne figure pas sur le bail, par exemple un conjoint non cotitulaire.
Continuez votre démarche
Créer une attestation de loyer si le document demandé doit attester d'une situation locative plutôt que d'un mois payé.
Vérifier ce qui est récupérable sur le locataire avant de fixer le montant des provisions qui figurera sur chaque quittance.
Ce qu'il faut savoir
Une quittance de loyer est-elle obligatoire chaque mois ?
Le bailleur doit la transmettre gratuitement dès que le locataire en fait la demande, et uniquement si le loyer et les charges ont été intégralement payés. Rien n'interdit de l'émettre automatiquement chaque mois, ce qui reste la pratique la plus simple.
Peut-on envoyer la quittance par email ?
Oui, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, à condition que le locataire ait donné son accord exprès. Cet accord doit pouvoir être prouvé, par une clause du bail ou un échange écrit.
Que faire si le loyer n'est payé qu'en partie ?
Délivrez un reçu indiquant la somme versée et le restant dû, pas une quittance. La quittance sera émise lorsque la totalité de la période aura été réglée et annulera alors les reçus intermédiaires.
Une quittance de loyer en PDF est-elle valable ?
Oui. Le format n'a pas d'incidence sur la validité : ce sont les mentions et la réalité du paiement qui comptent. Conservez une copie du fichier exactement tel qu'il a été transmis.
Le bailleur peut-il facturer l'envoi de la quittance ?
Non. L'article 21 impose une transmission gratuite. Toute clause du bail prévoyant des frais de quittancement ou de timbre est inopposable au locataire.
Faut-il signer la quittance à la main ?
La loi ne l'impose pas explicitement, mais une signature ou une identification claire du bailleur renforce la valeur du document. Sur un PDF, une signature scannée ou une signature électronique convient.
Peut-on établir des quittances pour toute une année d'un coup ?
Oui, à condition que chaque période ait effectivement été payée en totalité. Le générateur produit jusqu'à douze documents datés séparément, chacun sur sa propre page du PDF.
Pour aller à la source
Les informations de cette page ont été vérifiées à partir des publications officielles ci-dessous le 27 juillet 2026.
Écrit et vérifié par Arnaud Mège
Mis à jour le
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