Décompte de sortie, solde de tout compte, décompte locatif : trois documents distincts
Le décompte de sortie clôture la location après l'état des lieux de sortie. Il liste les sommes dues par le locataire — loyers, charges, réparations locatives — et les déductions opérées sur le dépôt de garantie. C'est le document que vous envoyez avec la restitution du solde.
Ne le confondez pas avec le solde de tout compte, souvent issu du droit du travail, qui vise à solder l'ensemble des obligations financières entre les parties. En location, le solde de tout compte peut reprendre le contenu du décompte, mais il n'a pas de valeur libératoire automatique.
Le décompte locatif est plus large : il retrace tous les mouvements sur le compte du locataire pendant le bail. Le décompte de sortie en est une photographie finale, limitée à la fin du bail et au dépôt de garantie.
Un calendrier simple : un mois ou deux mois, puis la majoration de 10 %
L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 fixe deux délais. Si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, vous restituez le dépôt dans un mois. S'il révèle des différences, vous disposez de deux mois pour restituer le solde, accompagné du décompte.
Au-delà, la sanction est automatique : le dépôt restant dû produit intérêt au taux légal majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Envoyez le décompte en lettre recommandée avec avis de réception pour prouver la date d'envoi.
Le point de départ du délai est la remise des clés, pas la date de l'état des lieux. Si le locataire ne se présente pas, faites constater l'absence par un huissier ou un tiers, mais le délai court dès la restitution effective du logement.
Exemple chiffré : un décompte ligne à ligne avec vétusté
Voici un décompte de sortie type pour un logement de 60 m², loyer de 750 € hors charges, dépôt de garantie de 800 €. L'état des lieux de sortie note une peinture salon dégradée, un four sale et un joint de fenêtre à refaire.
Remise en état peinture après vétusté : devis de 400 €, vétusté estimée à 30 % après quatre ans d'occupation, soit 280 € retenus. Nettoyage du four : facture de 60 €. Remplacement du joint silicone : facture de 40 €. Régularisation des charges locatives : 120 €.
Total des retenues : 500 €. Dépôt de garantie : 800 €. Solde restitué au locataire : 300 €. Joignez le décompte, les devis et les factures correspondants. Le document mentionne chaque poste, la somme retenue et le solde final.
Toute retenue doit correspondre à une dégradation imputable au locataire et non à la vétusté. La grille de vétusté vous aide à fixer un taux objectif ; en cas de litige, elle évite l'arbitraire.
Solde négatif et devis arrivé après le délai : comment réagir
Si les retenues dépassent le dépôt de garantie, le décompte affiche un solde négatif. Le locataire reste redevable de la différence. Envoyez-lui un courrier simple, puis une mise en demeure de payer sous 15 jours.
Sans réponse, vous pouvez saisir la commission départementale de conciliation ou le juge des contentieux de la protection. L'action en recouvrement se prescrit par trois ans en application de l'article 7-1 de la loi de 1989. Ne laissez pas dormir la créance.
Un devis tardif — par exemple, reçu trois semaines après le délai de deux mois — ne vous autorise pas à retenir le dépôt au-delà du délai légal. Restituez le solde dans les temps, puis réclamez le complément au locataire sur la base de ce devis, avec les justificatifs.
Si vous avez déjà restitué le dépôt et qu'un devis révèle une dégradation non retenue, vous pouvez encore agir dans le délai de prescription, mais pas bloquer la restitution initiale.
Provision de charges en copropriété : gardez 20 % maximum, pas plus
En copropriété, vous pouvez conserver une provision de 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'approbation des comptes de l'immeuble. Cette somme couvre la régularisation des charges non encore arrêtées au moment du départ.
Dès que l'assemblée générale a approuvé les comptes, vous devez solder la régularisation et restituer le reliquat, décompte à l'appui. La provision n'est pas une retenue pour dégradations : elle s'ajoute aux éventuelles retenues locatives, dans la limite du dépôt initial.
Si le locataire conteste la provision, justifiez-la en rappelant le principe de la régularisation annuelle des charges. Les sommes non justifiées doivent être restituées, sinon vous vous exposez à la majoration de 10 %.
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Ce qu'il faut savoir
Quel est le délai légal pour envoyer le décompte de sortie ?
Si l'état des lieux de sortie est conforme, vous avez un mois à compter de la remise des clés. En cas de différences, le délai est porté à deux mois. Passé ce délai, vous devez verser une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.
Un devis suffit-il pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie ?
Oui, un devis daté et détaillé peut justifier une retenue pour des réparations locatives. Une facture reste préférable une fois les travaux réalisés. La somme retenue doit correspondre à la dégradation constatée, déduction faite de la vétusté.
Que devient la provision de charges en copropriété après la régularisation ?
La provision de 20 % du dépôt est conservée jusqu'à l'approbation des comptes. Dès que la régularisation annuelle est connue, vous devez solder le décompte et restituer le reliquat au locataire, avec les justificatifs.
Comment récupérer un solde négatif après le départ du locataire ?
Envoyez une mise en demeure de payer sous 15 jours. En l'absence de règlement, saisissez la commission de conciliation ou le juge. L'action se prescrit par trois ans, selon l'article 7-1 de la loi de 1989.
Pour aller à la source
Les informations de cette page ont été vérifiées à partir des publications officielles ci-dessous le 16 septembre 2026.
Écrit et vérifié par Arnaud Mège
Mis à jour le
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