Réception du congé : le point de départ
Votre locataire vous annonce son départ. Le congé doit respecter les formes de l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Il s'agit d'une lettre recommandée avec avis de réception, d'un acte d'huissier ou d'une remise en main propre contre émargement. Un simple SMS ou un appel ne suffit pas. Vérifiez que le document mentionne l'adresse du logement, la date de départ envisagée et la signature du locataire.
Dès réception, notez la date exacte. Elle déclenche le préavis. Sans date certaine, le délai ne court pas. Conservez l'enveloppe et l'accusé de réception. Si le congé est remis en main propre, faites signer un double. En cas de doute sur la validité formelle, répondez rapidement par écrit pour demander une notification conforme.
Le rétroplanning commence donc à J-90, c'est-à-dire au moment où vous recevez le congé. Ce point de départ vous permet d'organiser les visites, de préparer l'état des lieux et de chercher un nouveau locataire. Notez la date sur un calendrier pour suivre les échéances.
Pendant le préavis : organiser les visites et la relocation
Le logement va se libérer. Profitez du préavis pour programmer des visites de relocation. Le locataire doit vous laisser accéder au logement, mais à des horaires raisonnables. Fixez des créneaux en accord avec lui, idéalement par écrit. Ne multipliez pas les visites de façon abusive.
Diffusez l'annonce rapidement. Préparez un dossier de location type : diagnostics immobiliers à jour, DPE, notice d'information, règlement de copropriété si nécessaire. Un logement reloué avant la sortie réduit votre vacance locative et facilite le départ anticipé si le locataire part plus tôt.
À J-30 avant la date prévue de remise des clés, envoyez une convocation pour l'état des lieux de sortie. Cette convocation n'est pas obligatoire légalement, mais elle sécurise l'organisation. Utilisez une lettre recommandée électronique ou un email avec accusé de réception. Proposez deux ou trois créneaux.
Convoquer à l'état des lieux de sortie : J-30
La convocation doit être claire et précise. Indiquez la date, l'heure et le lieu du rendez-vous. Rappelez les documents à apporter : clés, badge d'accès, factures éventuelles. Si vous faites appel à un tiers pour l'état des lieux, précisez son identité et les modalités de partage des frais.
Envoyez cette convocation par lettre recommandée avec avis de réception. Vous gardez ainsi une preuve en cas de litige. Si le locataire ne se présente pas sans motif légitime, vous pourrez dresser un constat d'état des lieux de sortie par huissier, aux frais du locataire. Mais préférez toujours la voie amiable.
La date choisie doit se situer à la fin du préavis, au moment de la remise des clés. Prévoyez une heure suffisante pour inspecter chaque pièce, les équipements et les compteurs. Munissez-vous de l'état des lieux d'entrée, du bail et de la grille de vétusté si vous en avez une.
L'état des lieux de sortie : le jour J
Le jour J, comparez pièce par pièce avec l'état des lieux d'entrée. Notez toute différence : trous, taches, équipements manquants, dégradations. Distinguez la vétusté (usure normale) des dommages locatifs. La vétusté ne peut pas être facturée au locataire. Utilisez une grille de vétusté si elle figure au bail.
Prenez des photos datées pour chaque anomalie. Faites signer le document par les deux parties. Si le locataire refuse de signer, mentionnez-le. Cet état des lieux sert de base au calcul des retenues éventuelles sur le dépôt de garantie. Soyez précis : une description vague ne vaut rien.
Relevez les compteurs (électricité, gaz, eau) et notez les index. Vérifiez le bon fonctionnement des équipements : chauffage, robinetterie, électroménager si fourni. Si un désaccord persiste, proposez un état des lieux contradictoire par un tiers compétent. La remise des clés ne se fait qu'après signature.
La remise des clés et le départ effectif
La remise des clés marque la fin du bail. Elle doit être contemporaine de la signature de l'état des lieux de sortie. Remettez un reçu de remise de clés mentionnant la date et l'heure exactes. Ce document fait courir les délais de restitution du dépôt de garantie.
Si le locataire part avant la fin du préavis, la remise des clés intervient plus tôt. Dans ce cas, le dépôt de garantie devra être restitué à compter de cette remise effective, et non de la date théorique. Le loyer reste dû jusqu'au terme du préavis, sauf si un nouveau locataire entre plus tôt.
Vérifiez que toutes les clés sont rendues : clés du logement, de la cave, du garage, badges d'immeuble. Si une clé manque, vous pourrez déduire le coût de remplacement, sur justificatif. Conservez un double de chaque document signé.
Départ anticipé : que faire si le locataire part avant la fin du préavis ?
Votre locataire peut quitter le logement avant l'expiration du préavis. Vous acceptez la remise des clés. Dans ce cas, le bail ne prend pas fin pour autant. Le locataire reste redevable du loyer et des charges jusqu'au terme initial du préavis, sauf si vous le libérez par écrit.
Si un nouveau locataire entre dans les lieux avant la fin du préavis, l'ancien locataire est libéré de son obligation à compter de cette date. Documentez cette entrée avec un avenant ou un nouveau bail. Les loyers ne doivent pas se chevaucher.
En cas de maintien dans les lieux après le terme du préavis, sans départ, le locataire devient occupant sans droit ni titre. Vous devez alors engager une procédure d'expulsion. Dans l'attente, vous pouvez réclamer une indemnité d'occupation équivalente au loyer, jusqu'à la libération effective.
La restitution du dépôt de garantie : J+30 ou J+60
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée. En cas de différences, ce délai passe à deux mois. Ces retenues doivent être justifiées par des devis ou factures.
Pour chaque retenue, fournissez un décompte détaillé. Les sommes non justifiées ne peuvent pas être conservées. Si vous ne restituez pas dans les délais, vous devez payer une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.
Le décompte doit être envoyé au locataire par tout moyen. Mentionnez le montant restitué, les retenues avec justificatifs, et la date de remise des clés. Conservez une copie du décompte et des preuves d'envoi pour éviter tout litige ultérieur.
Après la sortie : décompte, relocation et documents
Une fois le locataire parti, vérifiez les documents finaux. Clôturez les compteurs, résiliez les contrats si le logement reste vacant, informez l'assurance. Si vous relouez, préparez un nouveau bail. L'ancien décompte doit être classé avec l'état des lieux de sortie.
Mettez à jour votre dossier bailleur : copie de l'état des lieux, décompte, reçu de remise des clés. Ces pièces sont utiles en cas de contrôle ou de litige. Pensez aussi à la déclaration de revenus fonciers si nécessaire.
Ce rétroplanning vous a permis de gérer le départ sereinement. Chaque étape a son importance : le congé, l'état des lieux, la remise des clés, la restitution. En les respectant, vous sécurisez votre relation avec le locataire et votre bien immobilier.
Continuez votre démarche
Appliquer la grille de vétustéavant de chiffrer une retenue.
Ce qu'il faut savoir
Mon locataire a donné congé par simple email. Ce congé est-il valable ?
Non. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose une notification par lettre recommandée avec avis de réception, acte d'huissier ou remise en main propre contre émargement. Un email ou un SMS n'a aucune valeur juridique. Demandez une notification conforme.
Puis-je conserver le dépôt de garantie si le locataire part avant la fin du préavis ?
Vous ne pouvez pas conserver le dépôt de garantie pour compenser les loyers restant dus. Le dépôt sert uniquement à couvrir les dégradations locatives et les charges impayées. Pour les loyers dus jusqu'au terme du préavis, vous devez engager une action séparée.
Quel délai pour restituer le dépôt de garantie si l'état des lieux est conforme ?
Si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, vous devez restituer le dépôt de garantie dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés. Passé ce délai, une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges s'applique par mois de retard commencé.
Comment faire si le locataire ne se présente pas à l'état des lieux de sortie ?
Envoyez une mise en demeure par lettre recommandée. S'il ne répond pas, faites dresser un constat d'huissier. L'état des lieux sera établi par l'huissier, aux frais du locataire défaillant. La remise des clés peut intervenir après ce constat.
Le locataire a rendu les clés mais a laissé des dégradations. Puis-je déduire les réparations du dépôt ?
Oui, si les dégradations ne relèvent pas de la vétusté. Fournissez des devis ou factures justifiant le montant des retenues. La restitution du dépôt se fera alors dans un délai de deux mois, avec un décompte détaillé.
Pour aller à la source
Les informations de cette page ont été vérifiées à partir des publications officielles ci-dessous le 14 septembre 2026.
Écrit et vérifié par Arnaud Mège
Mis à jour le
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