Calcul du prorata de loyer

La formule du prorata de loyer

Le calcul divise le montant mensuel par un nombre de jours de référence, puis multiplie le résultat par le nombre de jours réellement occupés. Le calculateur applique cette formule au loyer et aux charges séparément, puis additionne.

Saisissez le premier et le dernier jour d'occupation plutôt qu'un nombre de jours : le décompte est plus fiable et il correspond directement aux dates portées sur l'état des lieux. Les deux jours extrêmes sont comptés, ce qui est l'usage majoritaire lorsque le locataire dispose du logement ces jours-là.

• Prorata = montant mensuel divisé par la base, multiplié par les jours occupés.
• Base jours réels : 28, 29, 30 ou 31 selon le mois concerné.
• Base fixe : 30 jours quel que soit le mois.
• Le loyer hors charges et les provisions se calculent avec la même base.

Jours réels ou base 30 : laquelle choisir et pourquoi

Aucun texte n'impose de méthode. C'est la source de la plupart des désaccords sur le premier et le dernier mois. Les deux approches sont défendables, mais elles ne donnent pas le même montant et l'écart n'est pas symétrique selon le mois.

La méthode des jours réels reflète la durée exacte du mois. Elle est la plus intuitive à expliquer et la plus courante. Sur un loyer de 900 euros, dix jours occupés valent 290,32 euros en janvier, qui compte 31 jours, contre 321,43 euros en février, qui en compte 28. Le montant journalier varie donc d'un mois à l'autre.

La base fixe de 30 jours produit un montant journalier identique toute l'année, ce qui simplifie la comptabilité sur un portefeuille de plusieurs lots. Elle avantage le locataire en janvier et le bailleur en février. Le calculateur affiche systématiquement l'écart entre les deux méthodes pour que vous puissiez arbitrer en connaissance de cause.

Prorata d'entrée et prorata de sortie

À l'entrée, la période court à partir de la date de prise d'effet du bail. Si les clés sont remises plus tard pour une raison imputable au bailleur, c'est la mise à disposition effective qui fait foi. Une remise anticipée à titre gracieux se documente par écrit pour éviter toute ambiguïté sur le point de départ.

À la sortie, la restitution des clés met fin à l'occupation. Attention : le loyer reste dû jusqu'à la fin du préavis, même si le locataire libère le logement plus tôt. Un départ le 10 avec un préavis courant jusqu'au 28 ne donne pas lieu à un prorata sur dix jours, sauf accord du bailleur ou relocation anticipée.

Un état des lieux daté et signé, accompagné d'une mention écrite du nombre de clés remises, suffit à justifier le nombre de jours retenu si le montant est contesté plus tard.

Faut-il proratiser aussi les charges

Les provisions pour charges suivent le même prorata que le loyer, avec la même base de jours. Le calculateur affiche les deux lignes séparément parce que la quittance doit les distinguer.

Ce prorata mensuel ne préjuge pas de la régularisation annuelle. Un locataire entré le 15 septembre ne paie que la moitié de la provision de septembre, mais sa quote-part de charges réelles se calcule sur la période effective d'occupation lors de la régularisation. Les deux calculs coexistent sans se remplacer.

En location meublée avec forfait de charges, il n'y a pas de régularisation. Le forfait se proratise comme le loyer et le montant est définitif.

Exemple chiffré d'un prorata d'entrée

Un locataire entre le 12 mars pour un loyer de 850 euros hors charges et 50 euros de provisions, soit 900 euros par mois. Il occupe le logement du 12 au 31 mars, soit 20 jours.

En jours réels, mars comptant 31 jours, le calcul donne 850 divisé par 31 multiplié par 20, soit 548,39 euros de loyer, plus 50 divisé par 31 multiplié par 20, soit 32,26 euros de charges. Le premier appel de loyer s'élève à 580,65 euros.

Sur une base de 30 jours, le même séjour donne 566,67 euros de loyer et 33,33 euros de charges, soit 600 euros. L'écart de 19,35 euros en faveur du bailleur s'explique uniquement par le choix de la base sur un mois de 31 jours.

Une période à cheval sur deux mois

Le prorata se calcule toujours mois par mois, chacun avec sa propre base. Une occupation du 20 mars au 10 avril produit deux lignes : 12 jours sur mars et 10 jours sur avril, avec des montants journaliers différents en méthode jours réels.

Le calculateur découpe automatiquement la période et produit un décompte par mois. Les mois entièrement occupés sont facturés au loyer plein, sans division, et seuls les mois partiels sont proratisés. Regrouper la période en un seul prorata sur 22 jours donnerait un résultat faux, puisque mars et avril n'ont pas le même nombre de jours.

Ce décompte s'imprime ou s'enregistre en PDF pour être joint à l'avis d'échéance. Il évite la principale contestation sur les premiers et derniers mois : un montant annoncé sans détail du calcul.

Ce qu'il faut savoir