Bonjour [prénom du voyageur], Merci pour votre réservation à [nom de l'annonce]. Voici les informations pour votre arrivée le [date] à partir de [heure]. 1. ADRESSE [adresse complète] Indications : [immeuble / digicode rue / étage / porte]. 2. ACCÈS Étape 1 : [digicode portail / interphone] Étape 2 : [digicode hall / ascenseur] Étape 3 : [boîte à clés / serrure connectée / remise en main propre] Code / procédure : [code ou détail] Astuce : [détail utile, ex. la porte se verrouille après 5 secondes]. Plan B si problème d'accès : écrivez-moi immédiatement sur Airbnb ou appelez [numéro]. Ne forcez jamais la porte. 3. WI-FI Réseau : [nom] Mot de passe : [mot de passe] 4. PARKING / TRANSPORT [où se garer / station la plus proche / code parking] 5. RÈGLES ESSENTIELLES - Calme après [heure] - Fumée : [règle] - Occupants max : [nombre] 6. CONTACT Je suis joignable sur [Airbnb / téléphone] pour toute question. En cas d'urgence sécurité (fuite, odeur de brûlé, etc.) : [consigne]. Bon voyage et à très vite, [Prénom de l'hôte]
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L'essentiel à retenir
- Le message d'arrivée sert d'abord à entrer, se connecter et savoir qui appeler.
- Six blocs dans un ordre fixe : accueil, adresse, accès, Wi-Fi, règles, contact.
- Numérotez les étapes d'entrée et prévoyez un plan B.
- Gardez les codes hors de l'annonce publique.
- Corrigez le modèle après chaque friction de check-in.
- Testez le parcours d'accès sur téléphone comme un voyageur inconnu.
Ce que le message d'arrivée doit résoudre
Le message d'arrivée n'est pas un roman ni un règlement complet. C'est le mode d'emploi minimal pour que le voyageur trouve le logement, entre, se connecte au Wi-Fi et sache qui contacter si quelque chose bloque.
Un message trop long est survolé. Un message trop court génère trois questions : « où se garer ? », « quel est le code ? », « le Wi-Fi ne marche pas ». L'objectif est de répondre à ces questions avant qu'elles n'arrivent.
Envoyez-le au bon moment : assez tôt pour que le voyageur l'ait sous la main en route, assez proche de l'arrivée pour que les codes restent d'actualité. Beaucoup d'hôtes envoient une version la veille, puis un rappel le jour J avec le seul bloc accès.
La structure en six blocs qui fonctionne
Gardez toujours le même ordre. Le cerveau fatigué d'un voyageur qui descend du train cherche d'abord l'adresse et l'accès, pas vos conseils restaurants.
- Accueil court et confirmation des horaires.
- Adresse exacte et indications d'approche (immeuble, digicode, étage).
- Procédure d'entrée (clé, boîte à clés, serrure connectée) étape par étape.
- Wi-Fi : nom du réseau et mot de passe.
- Règles critiques en trois points maximum (bruit, fumée, invités).
- Contact hôte et que faire en cas de problème technique.
Rédiger la procédure d'accès sans ambiguïté
Numérotez les étapes. « 1. Digicode portail 2. Digicode hall 3. Appuyez sur le bouton de la boîte à clés » évite les allers-retours. Indiquez où se trouve physiquement chaque élément (« à gauche de la porte vitrée », « sous le pot de fleurs numéro 3 »).
Précisez ce qui ne marche pas. Si le digicode met trois secondes à répondre, dites-le. Si la porte se referme vite, dites-le. Ces détails font la différence entre un check-in fluide et un message « on n'arrive pas à entrer » à 23 h 40.
Donnez un plan B. Une serrure connectée peut perdre le réseau. Une boîte à clés peut être mal refermée par le ménage. Indiquez un contact de secours et, si vous avez un voisin de confiance, le cadre exact dans lequel il peut aider.
Ajouter le confort utile sans noyer l'essentiel
Après l'accès, un court bloc confort aide : où trouver les serviettes, comment allumer le chauffe-eau, où sont les poubelles, comment utiliser la plaque. Limitez-vous à ce qui évite une casse ou une question.
Les recommandations locales (boulangerie, métro, parking payant) peuvent venir en second message, ou dans un guide imprimé. Dans le message d'arrivée, elles concurrencent les informations critiques.
Si vous facturez des frais de ménage ou demandez une action au départ (vaisselle, linge dans le panier), annoncez-le ici en une phrase, puis détaillez dans le message de départ la veille du check-out.
Ton, langue et automatisation
Restez courtois et concret. Le voyageur n'a pas besoin d'un discours marketing : il a besoin d'entrer. Un ton chaleureux d'une phrase en introduction suffit.
Si vous accueillez des voyageurs internationaux, prévoyez une version anglaise des blocs accès et Wi-Fi. Les règles de bruit et de fumée doivent rester compréhensibles même avec un français limité.
Vous pouvez automatiser l'envoi via les outils d'Airbnb ou un message type, mais relisez les champs variables : mauvais digicode, ancien mot de passe Wi-Fi ou horaires obsolètes sont la première cause de check-in raté chez les hôtes qui multiplient les logements.
Testez le message vous-même une fois par trimestre : ouvrez-le sur un téléphone, suivez chaque étape comme un inconnu du bâtiment, et chronométrez le temps jusqu'à l'ouverture de la porte. Ce test révèle les phrases qui paraissent claires à vous seul.
Après l'envoi : ce qu'il faut surveiller
Surveillez la lecture du message. Si le voyageur n'a pas ouvert le fil à l'approche de l'arrivée, un rappel court avec uniquement l'accès est utile.
Quand un check-in pose problème, notez la phrase ambiguë et corrigez le modèle immédiatement. Le message d'arrivée est un document vivant, pas un texte figé depuis l'ouverture de l'annonce.
Enfin, alignez ce message avec votre règlement intérieur et votre checklist ménage : les mêmes horaires, les mêmes attentes de départ, les mêmes contacts.
Archivez une version datée du message type à chaque changement de digicode ou de Wi-Fi. En cas de litige sur un accès raté, vous pourrez montrer quelle consigne était en vigueur le jour de la réservation.
Continuez votre démarche
Score d'annonce Airbnb pour vérifier que les infos d'accès ne contredisent pas la fiche publique.
Ce qu'il faut savoir
Quand envoyer le message d'arrivée ?
Souvent la veille, avec un rappel le jour J limité à l'accès. L'essentiel est que le voyageur l'ait sous les yeux pendant le trajet.
Faut-il tout mettre dans un seul message ?
Non. Séparez l'accès (critique) des recommandations touristiques. Un second message ou un guide papier évite de noyer les codes.
Puis-je envoyer le même texte à tous les voyageurs ?
Oui pour la structure, non pour les variables : codes, horaires, particularités de la réservation (arrivée tardive, lit bébé, animal autorisé).
Que faire si le voyageur n'arrive pas à entrer ?
Restez joignable sur le canal convenu, guidez étape par étape, puis activez le plan B prévu dans le message. Après coup, corrigez la rédaction ambiguë.
Faut-il rappeler le règlement entier à l'arrivée ?
Non. Trois règles critiques suffisent dans le message. Le règlement complet reste dans l'annonce et, si besoin, sur une feuille dans le logement.
Pour aller à la source
Les informations de cette page ont été vérifiées à partir des publications officielles ci-dessous le 20 septembre 2026.
Écrit et vérifié par Arnaud Mège
Mis à jour le
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